POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES


1. Objetivo

Describir las directrices por medio de las cuales la Federación Nacional de Cultivadores de Palma de Aceite – FEDEPALMA garantiza un tratamiento adecuado de los datos personales administrados en sus bases de datos en cuanto a su recolección, uso, supresión, almacenamiento y circulación bajo los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad con sujeción a lo establecido la Ley Estatutaria No. 1581 de 2012, en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y en la Guía para la Implementación del Principio de Responsabilidad Demostrada.

2. Alcance

Las directrices que se establecen en este documento aplican para el tratamiento y protección de los datos personales provenientes de personas que hacen parte de los grupos de interés con quienes FEDEPALMA mantiene comunicación en el marco de sus funciones.

3. Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, ya sea su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Datos Sensibles: Se entiende por Datos Sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Derecho de Habeas Data: Es el derecho fundamental que tiene toda persona a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los Datos Personales que se hayan recogido sobre ellas en Bases de Datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Encargado del Tratamiento:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Es la persona que ejecuta y realiza de forma efectiva el Tratamiento de Datos Personales siempre bajo los parámetros establecidos por el Responsable del Tratamiento. Responsable del Tratamiento:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos. Es quien determina cómo se van a tratar los Datos Personales recolectados, es decir, establece las directrices y lineamientos del Tratamiento Titular:Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Transferencia:La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del Tratamiento de datos personales ubicado en Colombia envía la información o los datos personales a un receptor que a su vez es responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. Transmisión:Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable. Tratamiento:Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. Política

4.1 Identificación del responsable del tratamiento de datos personales

FEDEPALMA como responsable del tratamiento de datos personales es una persona jurídica de derecho privado sin ánimo de lucro constituida mediante personería jurídica número 444 del 19 de febrero del año 1963 otorgada por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá el 26 de febrero del año 1997 bajo el número 00002458 del Libro I de las entidades sin ánimo de lucro, identificada con Nit. 860.024.423-6 Ubicación: Bogotá, Colombia Tel.: 601 313 8600. Bogotá, Colombia Email: info@fedepalma.org Web: https://fedepalma.org

4.2 Tratamiento de los Datos

Los datos personales que reposan en las Bases de Datos con las que cuenta FEDEPALMA son tratados en su recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, de acuerdo con la finalidad para la cual se requieran en virtud de las competencias legales y estatutarias de FEDEPALMA como entidad gremial. La información personal, incluyendo los datos sensibles, podrán ser transferidos y transmitidos a terceros países para lo cual se tendrá en cuenta lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 24 y 25 del Decreto 1377 de 2013. De conformidad con el artículo 4 y 11 del Decreto 1377 de 2013, FEDEPALMA, sólo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales de una persona, durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, FEDEPALMA deberá proceder a la supresión de los datos personales en su posesión Como excepción a lo anterior FEDEPALMA podrá conservar los datos personales cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

4.2.1 Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
  • Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes
  • Que se asegure el respeto por sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente podrá otorgar la autorización para el tratamiento de datos del menor de edad previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. Todo Responsable y Encargado involucrado en el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

4.2.2 Tratamiento de Datos Sensibles

FEDEPALMA restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares, representantes legales, apoderados o causahabientes informando sobre la finalidad de su tratamiento. FEDEPALMA utilizará y tratará los datos sensibles de los titulares, cuando:
  • El titular haya otorgado autorización explicita del tratamiento de sus datos sensibles
  • El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En este caso, la autorización debe ser otorgada por el Representante Legal.
  • El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  • El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, la FEDEPALMA adoptará medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
FEDEPALMA cumple con las siguientes obligaciones en el tratamiento de los datos sensibles de sus titulares:
  • Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
  • Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de datos personal, cuáles datos serán objeto de tratamiento son de carácter sensible y su finalidad, así como obtener su consentimiento expreso.
FEDEPALMA no condicionará ninguna actividad al suministro de datos personales sensibles.

4.2.3 Tratamiento de Datos Personales en Sistemas de Videovigilancia

FEDEPALMA utiliza medios de video vigilancia instalados en diferentes lugares de sus instalaciones u oficinas en cada una de sus sedes. La información recolectada es utilizada para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones y puede ser empleada como prueba para atender requerimientos de las autoridades o de la organización misma. Los titulares son notificados de que están accediendo a un sitio con sistema de videovigilancia a través de avisos que se encuentran ubicados al ingreso de cada una de las instalaciones.

4.3 Finalidad del Uso de los Datos

La información almacenada en las Bases de Datos de FEDEPALMA, en las cuales se encuentran datos personales de personas naturales o jurídicas que hacen parte de los grupos de interés identificados, tiene como propósito principal facilitar el cumplimiento de su misión como entidad gremial que representa los intereses del sector palmero colombiano y en su calidad de administradora de los Fondos Parafiscales Palmeros. Por lo anterior, la información personal recopilada por FEDEPALMA se trata con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones con sus grupos de interés para dar cumplimiento a los deberes estatutarios y legales para fortalecer la agroindustria de la palma de aceite en Colombia. La información puede ser usada con los siguientes fines específicos:
  • Congregar a los palmicultores y generar espacios de participación democrática en los órganos de gobierno sectoriales e institucionales de la Federación, así como espacios de discusión sobre intereses del sector palmero.
  • Identificar a las personas naturales y jurídicas que ejercen la actividad de la palmicultura dentro del territorio nacional a través del Registro Nacional de Palmicultores (RNP).
  • Identificar a los declarantes de las contribuciones parafiscales palmeras, gestionar la información tributaria de los declarantes que goza de la protección de reserva tributaria, garantizar el recaudo de los recursos parafiscales y promover su inversión sectorial de acuerdo con los fines previstos en la Ley.
  • Promover y desarrollar proyectos de interés del sector palmero a partir de fuentes de financiación de cooperantes nacionales e internacionales en los que los palmicultores podrán actuar como beneficiarios, aliados o cofinanciadores, según sea el caso.
  • Impulsar programas, proyectos o acciones de inversión de agentes públicos o privados, nacionales o extranjeros de interés del sector en los distintos eslabones de su cadena de valor.
  • Construir información estadística del sector palmero con datos referentes al comportamiento de las principales variables de interés para la agroindustria de la palma de aceite en Colombia, desagregada a nivel regional, municipal, de plantaciones y plantas de beneficio.
  • Desarrollar el modelo sectorial de trazabilidad del sector palmero bajo el cumplimiento de estándares globales, que se alinee con las necesidades de la cadena de valor de aceite de palma sostenible en Colombia.
  • Impulsar la comercialización de productos de palma de aceite en los diferentes mercados con estrategias de diferenciación y valor agregado.
  • Divulgar y enviar información de actualidad nacional e internacional del cultivo de palma de aceite, así como publicaciones que recopilan conocimientos, estudios, análisis, opinión y tecnologías que soportan el desempeño sectorial, y cuya naturaleza es institucional, de política sectorial, económica, comercial, estadística, ambiental, social, científica, técnica, entre otras.
  • Invitar y promocionar a los eventos gremiales en los que se discuten los problemas que afectan a los palmicultores y se orienta la política gremial, así como a eventos académicos, empresariales, de intercambio de experiencias tecnológicas, discusiones de temas de actualidad, entre otros.
  • Establecer alianzas estratégicas con entidades públicas, cooperantes internacionales, empresas comerciales, entidades del sector financiero, instituciones del sector educativo, entre otros actores para el intercambio y la prestación de servicios o venta de productos en beneficio del sector palmero. Cuando la Federación establezca este tipo de alianzas de naturaleza sectorial, los palmicultores autorizan compartir los datos personales con los aliados estratégicos para que puedan acogerse a los beneficios.
  • Facilitar los procedimientos para establecer PQRS (peticiones, quejas, reclamos y solicitudes), denuncias a través del canal de la línea ética, así como los reportes de problemáticas en materia de seguridad física de los palmicultores o de sus bienes y propiedades a través de los canales estructurados con las autoridades correspondientes.
  • Informar y gestionar los trámites administrativos, financieros y de cumplimiento normativo para la vinculación y el relacionamiento continuo con los diferentes grupos de interés. Los procedimientos de cumplimiento tienen alcance a la consulta en centrales de riesgo y validación de información para atender las políticas internas de conocimiento de terceros para prevenir los riesgos de lavado de activos, financiación del terrorismo, fraude y corrupción.

4.4 Derechos de los Titulares de Datos Personales

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
  • Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales del Titular.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  • La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

4.4.1 Legitimación para el Ejercicio de los Derechos de los Titulares

Los derechos de los Titulares podrán ser ejercidos por las siguientes personas:
  • Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente (cedula de ciudadanía, cedula de extranjería o pasaporte) por los distintos medios que le dispone FEDEPALMA en su calidad de responsable del tratamiento de los datos personales
  • Por sus causahabientes, se refiere a las personas que pueden ejercer derechos por causa de la muerte del titular. Estos podrán ser:
    1. Los hijos del Titular.
    2. Los padres y cónyuge del Titular.
    3. Los hermanos del Titular.
    4. Los hijos de los hermanos del Titular.
  • Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. Puede ser cualquier persona autorizada por Ley o por el Titular, para ejercer los derechos a nombre del Titular.
    • Representante Legal: Se necesita la Autorización del representante legal de un menor de edad para poder tratar los Datos Personales de los menores, normalmente los representantes legales de los menores son sus padres.
    • Apoderado del Titular: Un Titular autoriza a un abogado para que interponga a su nombre queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio o reclamación, consulta frente al responsable.

4.5 Deberes de FEDEPALMA

FEDEPALMA en su condición de responsable del Tratamiento de Datos Personales, respeta y acoge íntegramente lo establecido en el artículo 17 de la Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales, Ley 1581 de 2012. Cuando FEDEPALMA delegue a una persona natural o jurídica, pública o privada, el tratamiento de datos personales por cuenta de ella, el encargado del tratamiento cumplirá los deberes establecidos en el artículo 18 de la citada Ley. Esta exigencia la dejará consignada en los documentos actos que celebre para estos efectos.

4.6 Procedimiento para la Atención de Consultas y Reclamos

La atención de consultas y reclamos por parte del titular sobre el tratamiento de sus datos personales serán atendidas por FEDEPALMA accediendo a los siguientes canales:
  • Teléfono: La atención telefónica al titular del dato para consultas o reclamos será al número (+57) 601 313 8600 (Bogotá) en el horario de 08:00 a.m. a 4:00 pm (Horario continuo).
  • Vía Página Web: La atención por página web será atendida mediante la siguiente dirección https://web.fedepalma.org/Contacto-solicitudes-Palmeros
  • Correo electrónico: La atención por correo electrónico se realizará mediante la siguiente cuenta pqrs@fedepalma.org
Los titulares de datos personales o sus causahabientes podrán solicitar la consulta o interponer un reclamo a través de los canales descritos anteriormente. La consulta o reclamo, independientemente del canal por el cual llegue a FEDEPALMA será atendida y direccionada internamente a través de la Oficina de Atención al Afiliado al responsable del tratamiento de los datos según el tipo de titular y la Base de Datos a la que corresponda.

4.6.1 Consulta

El área encargada de responder (Responsable de Base de Datos) deberá verificar que las consultas presentadas cumplan los siguientes requisitos:
  • La identificación completa del Titular.
  • Los Datos Personales que quieren ser consultados.
  • Dirección.
  • Correo electrónico.
  • En caso de ser causahabientes o cualquier otra persona legitimada deberá adjuntar el documento que así lo acredite.
La consulta será atendida por FEDEPALMA, en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la consulta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término FEDEPALMA informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalará la fecha en que se atenderá su solicitud en un tiempo máximo de 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al Titular o a la persona legitimada, resuelta la consulta se archiva según lo dispuesto en la Tabla de Retención Documental-TRD.

4.6.1 Reclamo

Un reclamo podrá proceder cuando el titular o causahabiente considere que la información contenida en nuestras bases de datos deba ser objeto de:
  1. Corrección
  2. Autorización
  3. Supresión o revocación de autorización
  4. Presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012.
La supresión o revocatoria de autorización de tratamiento de datos no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de FEDEPALMA. El área encargada de responder (Responsable de Base de Datos) deberá verificar que los reclamos presentados cumplan los siguientes requisitos:
  • La identificación completa del Titular.
  • Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
  • Dirección del domicilio.
  • Correo electrónico.
  • En caso de ser causahabientes o cualquier otra persona legitimada deberá anexar el respectivo documento que demuestre su legitimidad.
  • Soportes de los documentos que el titular o causahabiente quiere hacer valer.
  En caso de que quien reciba un reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de 2 días hábiles e informará de la situación al interesado.   FEDEPALMA, dará respuesta al reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo sin que sobrepase 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Cuando el reclamo no sea claro o no cumpla los requisitos necesarios para desarrollar una respuesta por parte de FEDEPALMA, ésta le informará al titular o al causahabiente para que realice las precisiones o complemente los requisitos para realizar el reclamo, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción por parte de la Entidad. Transcurrido dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, si el solicitante no aclara o complementa su reclamo, FEDEPALMA entenderá, que el titular o causahabiente ha desistido del requerimiento.

5. Recolección de los datos

FEDEPALMA ha establecido varios instrumentos o medios de recolección físicos o digitales que pueden ser utilizados para capturar datos personales de los diferentes grupos de interés internos y externos, entre los que sobresalen los siguientes:
  • Encuestas
  • Entrevistas
  • Formularios
  • Formatos
Estos instrumentos se aplican en momentos particulares con la finalidad de recolectar los datos personales que permitan desarrollar las actividades de los procesos y proyectos de FEDEPALMA, así mismo estos contemplan en su estructura el disclaimer de autorización de tratamiento datos personales en el cual se señalan las finalidades para las cuales se están recolectando. El tratamiento de las bases de datos personales para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal requiere de autorización previa del titular; en ningún caso, FEDEPALMA dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa. La recolección de datos personales de FEDEPALMA se realiza a través de tres mecanismos:

  • Recolección de datos personales directa:

Hace referencia a la recolección de datos personales que ejecuta FEDEPALMA a través de sus diferentes procesos y proyectos por los empleados que han sido designados como responsables para su administración.

Los empleados poseen en sus contratos de trabajo cláusula de confidencialidad para la administración de la información.

  • Recolección de datos personales a través de proveedores de servicios especializados:

La recolección de datos personales puede ser tercerizada por FEDEPALMA cumpliendo con los siguientes requisitos:

    • El proveedor debe cumplir con el proceso de selección a través del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios.
    • El proveedor debe tener política de tratamiento de datos personales aprobada y publicada.
    • El contrato debe contener cláusulas de confidencialidad y administración de datos personales como encargado.
    • Los proveedores deben firmar acuerdo de confidencialidad de la información con FEDEPALMA en las que se establezcan las responsabilidades frente a la captura, procesamiento y custodia de los datos.
    • La autorización de tratamiento de datos personales incorporada en los instrumentos de recolección de información utilizados por los proveedores deberá expresar claramente qué partes intervienen en la captura, procesamiento y custodia de los datos dando garantía a los terceros respecto al manejo confidencial y reservado de la información.

  • Recolección de información a través de las plantas extractoras del sector palmero

FEDEPALMA puede recopilar datos personales de los proveedores de fruto con apoyo de las plantas extractoras cumpliendo con los siguientes requisitos:

    • La Planta Extractora debe tener política de tratamiento de datos personales aprobada y publicada.
    • La Planta Extractora debe tener autorización de tratamiento de datos personales de cada uno de sus proveedores de fruto.
    • Los proveedores de fruto que hagan parte de los proyectos de inversión sectorial deberán contar con el Registro Nacional Palmicultor actualizado y firmado con la autorización de tratamiento de datos personales de FEDEPALMA.
    • En los casos en los que se requiera que FEDEPALMA y la planta extractora compartan la información de los proveedores de fruto recopilada en la ejecución de los proyectos de inversión sectorial o de cooperación nacional o internacional, deberá mediar autorización de transferencia de datos de los titulares, así como acuerdo de transferencia entre FEDEPALMA y la Planta Extractora.
 

6. Autorización para el Tratamiento de los Datos

De conformidad con lo establecido en los artículos 9 y 10 de la Ley 1581 de 2012 y el Capítulo II Autorizaciones, del Decreto 1377 de 2013, FEDEPALMA, en desarrollo de los principios de finalidad y libertad no podrá recolectar y tratar datos personales sin autorización expresa del titular, salvo en los casos expresamente previstos en la Ley:
  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Las autorizaciones de tratamiento de datos personales que gestione FEDEPALMA deberán tener como mínimo los siguientes requisitos:
  • Identificación y ubicación de la Organización que recolecta los datos personales y los encargados (en caso de que apliquen)
  • Finalidades para la recopilación y uso de los datos personales
  • Canales bajo los cuales podrá ser contactado el titular que otorga la autorización
  • Los derechos que le asisten al titular de la información
  • Los sitios web donde se pueden consultar las políticas de tratamiento de datos personales de la Organización que recolecta los datos personales y los encargados (en caso de que apliquen)
La autorización para el tratamiento de datos personales puede darse en dos momentos, así:
  • Autorización para el tratamiento de datos personales cuando se crean titulares nuevos en las bases de datos
  • Autorización para el tratamiento de datos personales cuando se actualizan datos de los titulares registrados en las bases de datos
  FEDEPALMA, podrá gestionar las autorizaciones de tratamiento de datos personales de los titulares a través de los siguientes canales:
  • Correo electrónico
  • Formato digital o vía Web
  • Formato físico
  • Llamada telefónica
Estas autorizaciones se administran a través del sistema de información de Habeas Data de FEDEPALMA, la cual vincula el titular a la autorización y a la caracterización de la base de datos a la cual pertenece. FEDEPALMA ha definido dos modelos de autorización para el tratamiento de datos personales:
  • Autorización de tratamiento de datos personales para palmicultores
  • Autorización de tratamiento de datos personales para otros grupos de interés, la cual se ajusta según las finalidades de uso de la información en los diferentes procesos y proyectos de la Organización.
  Cuando el titular no otorgue la autorización o se niegue a su entrega, FEDEPALMA no podrá hacer uso de los datos personales y deberá suprimir su registro de las bases de datos donde se encuentre vinculado el titular, excepto en los casos en que exista una relación de naturaleza inequívoca prevista en la Ley.

7. Almacenamiento y Archivos de las Bases de Datos Personales

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 16 del Decreto 1377 de 2013 FEDEPALMA podrá almacenar los datos empleando métodos físicos y electrónicos. Los responsables de administrar Bases de Datos que contengan datos personales al interior de FEDEPALMA deben coordinar con los encargados del tratamiento y las Oficinas de Tecnología Informática y Gestión Documental. Para el almacenamiento de las bases de datos personales FEDEPALMA, cuenta con los medios físicos y digitales que se describen a continuación:
Bases de datos digitales Base de datos físicas
Servidores propios Archivo físico de gestión en la sede administrado por los responsables de los procesos  y  por  el  área  de  Gestión Documental.
Servidores en nube privada provista por un proveedor especializado Archivo físico central tercerizado administrado por un proveedor especializado  en  servicios  de  gestión documental.

8. Actualización de los Datos

FEDEPALMA de forma periódica solicitará a los titulares de la información actualización de los datos que reposen en sus bases de datos. En todo caso, cuando no se reciba respuesta por parte del titular frente a la solicitud de actualización, FEDEPALMA considerará que los datos disponibles en sus sistemas de información se encuentran vigentes y los continuará administrando. Lo anterior no impide que el titular en cualquier momento solicite la actualización de sus datos personales mediante el procedimiento de reclamación.  

9. Vigencia

Este lineamiento actualiza la política vigente y es aplicable a partir del día 01 del mes de junio de 2023.