En el, tiene voz pero no voto el Presidente Ejecutivo de la Federación, los miembros honorarios y los miembros adherentes de la misma. En ningún caso una persona podrá llevar una representación plural por poder, adicional a la propia, que supere el uno por ciento (1%) de los votos de los palmicultores inscritos en el Registro Nacional de Palmicultores.
El Congreso Nacional de Cultivadores de Palma de Aceite se reúne ordinariamente cada año, en el lugar y fecha determinados por el mismo Congreso o por la Junta Directiva de la Federación Nacional de Cultivadores de Palma de Aceite.
La citación al Congreso se hace con al menos veinte (20) días comunes de anticipación, mediante comunicación escrita o por medio de avisos publicados en periódicos de amplia circulación; con quince (15) días comunes de anticipación se dará aviso al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.
El Congreso se reúne en forma extraordinaria por determinación de la Junta Directiva Nacional de la Federación, del Comité Directivo, del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural o por convocatoria de un número plural de miembros que represente al menos el treinta por ciento (30%) de los votos de sus miembros inscritos en el Registro Nacional de Palmicultores que lleva la Federación.
Los votos de cada miembro del Congreso son asignados en la misma proporción al área sembrada en palma de aceite y a la producción de fruto, en el caso de los cultivadores y de la capacidad del proceso y producción de aceite de palma, en el caso de los beneficiadores y declarada en el Registro Nacional de Palmicultores o en los formularios de declaración de la Cuota de Fomento Palmero al 31 de diciembre de cada año, de acuerdo con la siguiente repartición:
En el caso de los cultivadores: un voto por tonelada de fruto producido anualmente, mas los votos resultantes de multiplicar las hectáreas sembradas por el factor que se obtenga de dividir la producción anual de fruto de todos los miembros por las hectáreas de todos ellos.
En el caso de los beneficiadores: un voto por tonelada de aceite de palma crudo producido anualmente, mas los votos resultantes de multiplicar las toneladas/hora de capacidad de beneficio por el factor que se obtenga de dividir la producción anual de aceite de palma crudo de todos los miembros por las toneladas/hora de capacidad de beneficio de todos ellos. El aceite producido en función de servicios de maquila se imputará al beneficiador.
a) En ningún caso las áreas sembradas, la producción de fruto, la capacidad de beneficio y la producción de aceite de un miembro, se pueden fraccionar para sumar en dos representaciones.
b) Cuando la votación así lo exige, se aplica el sistema de cuociente electoral.
c) El Congreso lo preside el Presidente de la Junta Directiva de la Federación o un miembro elegido de su seno. El Secretario General de la Federación hace las veces de Secretario del Congreso y cumple las funciones correspondientes.
El quorum deliberatorio del Congreso está constituido por la presencia y representación de la mitad más uno de los votos de los palmicultores inscritos en el Registro Nacional de Palmicultores.
Si al Congreso no concurre un número de personas cuyo voto constituya quorum suficiente para deliberar, se ordena un receso de una (1) hora, luego del cual puede deliberar con la presencia de una tercera (1/3) parte de los votos de los miembros y decidir con la mitad más uno de los votos presentes y representados en esa reunión. Si en esa segunda oportunidad tampoco alcanza el quorum requerido, se convoca para el día inmediatamente siguiente, reunión que puede deliberar y decidir con la participación de cualquier número plural de miembros.
De todas las circunstancias se deja constancia en el acta respectiva.
En todos los casos se respetan las mayorías especiales consagradas en los estatutos para las decisiones que así lo requieran.
Las decisiones del Congreso se toman por mayoría absoluta de votos de los miembros presentes o representados, salvo lo que para los casos especiales determinan los estatutos. Cuando se trata de elegir a una persona, la elección se hace por mayoría de votos. Cuando se eligen más de dos, se aplica el sistema de cuociente electoral.
Son funciones del Congreso:
- Dictar su propio reglamento.
- Estudiar todos los problemas que afecten a los palmicultores y tomar las decisiones del caso o hacer las recomendaciones que considere oportunas.
- Definir los programas y proyectos que se incluirán en el plan de inversiones y gastos de los Fondos Parafiscales Palmeros.
- Elegir a los representantes de los palmicultores registrados en los Comités Directivos de los Fondos Parafiscales Palmeros, de acuerdo con las normas legales sobre la materia.
Corresponde también al Congreso la reforma de los estatutos, en la parte pertinente al mismo, la cual podrá llevarse a cabo en una sesión pero con el voto favorable de las dos terceras (2/3) partes de los votos de los miembros presentes o representados. En caso de empate se repite la votación y, si por segunda vez lo hubiere, la reforma que se discute queda denegada.
